Yes, we mogen weer open! De eerste paar dagen zijn geweest. Volgens mij vond iedereen het spannend de eerste klanten te ontvangen. Maar het went ook weer snel. Een belangrijk onderdeel van dat we weer open mogen is dat we met afspraak MOETEN werken. Ik vertel je graag hoe ons afsprakenboek je daar bij kan helpen.
Het Da Vinci afsprakenboek bestaat uit twee delen:
- Het afsprakenboek voor in je salon
- Het online boeken voor je klant
Beide onderdelen zien er anders uit.
Het Da Vinci afsprakenboek voor in je salon
Dit is het onderdeel dat je papierenafsprakenboek vervangt. Of als je hiervoor zonder afspraak werkt, is het natuurlijk meteen mooi te starten met deze versie online, op je computer. Het is niet alleen zo dat het afsprakenboek hetzelfde is als papier, er zitten echt voordelen aan:
- Je hebt meer overzicht
- Doordat alles op de computer staat is er weinig ruimte voor ‘gerommel’. Je ziet heel duidelijk wanneer een afspraak stopt of begint, die ene 5 minuten die anders dus verloren ging benut je ook nu.
- Er wordt efficienter gepland
- Je kan heel snel schuiven met afspraken naar een andere medewerker, of onderdelen hiervan. Maar ook het langer of korter maken van een behandeling omdat die ene klant minder tijd nodig heeft kan. Stel je voor dat doordat je het onderdeel uitspoelen naar een andere medewerker verschuift je daardoor nog een klant kan helpen. Doe je dit in een papierenafsprakenboek, dan wordt het een zooi. Op de computer kan je alles ieder moment aanpassen.
- Je hoeft niet meer na te denken hoe lang iets duurt
- Iedere behandeling heeft een standaard tijd die jij hebt bepaalt van te voren. Je kiest een behandeling en hop, de juiste tijd staat in het boek. Je hoeft dus geen ‘hokjes’ dus meer te tellen totdat je 45 min bij elkaar hebt. Natuurlijk kan je altijd die behandeling nog korter of langer in tijd maken mocht dit nodig zijn.
- Iedereen (ook de stagiaire) kan een afspraak in het boek maken
- Doordat de behandelingen in tijd vaststaan en al de klantgegevens in het systeem staan heb je eigenlijk geen kennis nodig om een afspraak te boeken. Dus stel je hebt een nieuwe medewerker, stagiaire, receptioniste… zeg het maar. Je kan ze zo aan het werk zetten en ze kunnen meteen afspraken in plannen.
- Plan makkelijk over 4, 5, 6, 7 of 8 weken
- ‘Zullen we over 6 weken weer die afspraak boeken?’ Dat is eigenlijk DE vraag die je moet stellen aan je klant zodra ze bijna de deur uitlopen. In het afsprakenboek zitten knoppen waardoor je meteen een x aantal weken van vanaf vooruit springt. Je bent dus lekker snel klaar zodat je weer verder kan met je volgende klant.
Online boeken voor je klant
Of je jouw klanten wel of niet zelf een afspraak in laat boeken is helemaal aan jezelf. Stap 1 is het afsprakenboek voor in je salon, de volgende stap is het online boeken voor je klant. Het heeft wel veel voordelen:
- Je hebt meer tijd voor je klant, de telefoon gaat minder vaak
- In onze eigen salon werken we al een hele tijd met het online boeken. Inmiddels wordt 80% van de afspraken online geboekt. Dit scheelt heel veel in telefoontjes! En nu is dat helemaal fijn. We zijn net open, zijn druk met de eerste klanten ontvangen… dan zitten we niet te wachten op continu die telefoon.
- Het is hygiënischer
- Je hoeft niet continu die telefoon op te pakken om die afspraak te boeken. Je klant doet dat vanuit huis. Dus geen gedoe met schoonmaken van de telefoon.
- Jij blijft in controle, jij bepaalt
- Jij bepaalt zelf wat de klant online mag boeken. Jij geeft aan welke behandelingen, welke tijden en welke medewerkers online geboekt mogen worden. Het is dus echt niet zo dat je zo maar alles open hoeft te zetten.
- 60% van de afspraken wordt buiten openingstijden geboekt
- Als jij op 1 oor ligt kunnen mensen bij jou nog een afspraak maken. Het kan dus zijn dat je met een leeg afsprakenboek gaat slapen en de volgende ochtend wakker wordt en het afsprakenboek gevuld is. Hoe mooi is dat! We zien in onze cijfers dat mensen echt op de meest gekke tijden afspraken maken. 60% hiervan gebeurt buiten de tijden om die jij open bent. Mis dus niet die 60%
- Je mist niks
- Online boeken is hot. Jij bent zelf ook gewend online te shoppen, je hotel te boeken, je restaurant zeg het maar… dus waarom niet die afspraak bij je salon? Doe je het niet? Dan doet je concurrent het wel, geloof me. Mensen zitten thuis op de bank ’s avonds, het haar hangt ze voor de ogen, ze zien hoe verwilderde wenkbrauwen zeg het maar, ze zoeken NU een oplossing. Dus NU willen ze die afspraak boeken.
- Mensen komen sneller bij je
- Hoe vaak denk jij ‘o ja, ik moet de tandarts nog bellen om een afspraak te maken’. Het lukt mij in ieder geval bijna nooit het op het allereerste moment te doen dat ik eraan denk. Het gebeurt meestal een week later of nog later. Dus stel je voor dat het moment dat ik denk ‘ik moet naar de salon’ ik meteen die afspraak kan maken? Het zorgt er echt voor dat je klanten sneller bij je komen. Rekensom: Stel je hebt 1000 verschillende klanten. Die 1000 klanten komen 1 keer per jaar extra. Iedere klant levert je gemiddeld 30 euro op. Dat is al 3.000 euro verdient!
Oke.. ik kan nog wel even doorgaan maar ik hoop dat je al heel wat voordelen ziet. 😉
En nu, in de Corona tijd?
Tijdens deze Corona tijd mogen we alleen nog maar op afspraak werken. Het heeft er vooral mee te maken dat we alleen nog mensen onze salon in mogen laten stappen die gezond zijn. Het ‘triage’ beleid wordt het met een mooi woord genoemd. Wat je kan doen tijdens het online boeken dat je alvast aangeeft dat je alleen een afspraak mag maken als je gezond bent. Wat je doet:
- Voordat iemand boekt zien ze al een bericht: Boek alleen als je geen klachten hebt
- In de bevestiging van de afspraak zet je hetzelfde neer
- In de herinnering (een paar uur voor de afspraak) zet je weer dit bericht
Z0 zorg je ervoor dat jij, je personeel en andere klanten geen klachten krijgen en dat we als branche open kunnen blijven.
Dat is nog niet alles …
We zien bij veel salons dat er extra tijd nodig is tussen de klanten door, om schoon te maken. Wat je kan doen is een instelling activeren dat er altijd 10 minuten tussen iedere klant moet zitten zodat je kan opruimen, schoonmaken etc. Mooi toch!
Werk je al met het afsprakenboek maar heb je nog vragen?
Alle Davincianen staan voor je klaar. Bel, mail, app ons dus gerust.
Werk je nog niet met ons afsprakenboek?
Kijk dan snel hier: https://dvi.nl/coronaproof-afsprakenboek/
Voor heel 2020 geven we iedereen in onze branche een gratis afsprakenboek. Pak dus die kans 🙂
