De voordelen van een online afsprakenboek voor kappers
Een online afsprakenboek voor kappers bespaart tijd, voorkomt gedoe en vult je stoel slimmer. In dit artikel lees je in heldere taal welke voordelen een online afsprakensysteem heeft voor jouw kapsalon, met praktische tips die je direct kunt toepassen.
1) 24/7 online boeken: jij slaapt, je agenda werkt door
Klanten willen boeken wanneer het hén uitkomt: ’s avonds op de bank, in het weekend of onderweg. Met online boeken staat je agenda altijd open, zonder telefoontjes of DM’s. Dat levert rust op in de salon én meer afspraken buiten openingstijden. Maar vooral ook, voor jou veel meer rust! Kan je eindelijk rustig dat filmpje met je partner kijken zonder het gevoel dat je elke keer op je telefoon moet kijken of er klanten een afspraak willen boeken.
Tip: zet een duidelijke “Boek online”-knop op je website en socials. Laat klanten na het bezoek meteen de volgende afspraak plannen,. En eventueel ook een automatisch antwoord op je whatsapp of e-mail dat ze online kunnen boeken. En spreek je voicemail in dat er online geboekt kan worden op je website.
2) Minder no-shows met automatische bevestigingen & reminders
Een goed systeem stuurt automatisch een bevestiging en herinnering per e-mail of sms. Dat vermindert vergeten afspraken en bespaart jou belrondjes en lege stoelen en dus geen omzet in de kassa. Bovendien kun je annuleringsregels instellen, zodat gaten in je agenda beperkt blijven. Verder kan je ook eraan denken om bij online boekingen bijvoorbeeld 10% aan te laten betalen, als iemand al iets betaald heeft zijn ze geneigd minder snel die afspraak te vergeten.
3) Slim plannen: minder lege kwartiertjes, meer knipminuten
Online afsprakenboek ≠ simpele tijdlijn. Slimme salonsoftware houdt rekening met:
- Behandelingstijden; elke behandeling heeft zijn eigen behandeltijd
- Combi-behandelingen die je over meerdere collega’s kunt verdelen (automatisch)
- Inwerktijd/afwerktijd bij bijvoorbeeld een kleuring sta je meestal een half uur te wachten, in die tijd kan er ook nog een andere klant geholpen worden.
- Minimale boektijden en pauzes
- ‘Geen voorkeur’-verdeling: het systeem (Da Vinci) vult eerst de minst drukke medewerker als er bij een online boeking 'geen voorkeur' wordt gekozen.
- Of bijvoorbeeld aansluitend boeken als je alleen werkt en je de afspraken niet verspreid over de dag wilt
- en nog veel meer handige functies.
Resultaat: minder versnippering, meer betaalde behandeltijd.
4) Overal toegang: balie, stoel, thuis of onderweg
Je agenda moet werken op telefoon, tablet en pc. Zo kun je aan de stoel direct de vervolgafspraak plannen en ziet het team live wat er speelt. Geen papieren boek meer dat zoekraakt of vol krabbels staat wat onleesbaar is geworden. Voordeel van een overzichtelijk afsprakenboek zoals die van Da Vinci is dat je per behandeling een kleur kunt geven zodat je met 1 oogopslag ziet welke behandelingen gepland staan.
5) Beter klantcontact zonder extra werk
Met een online systeem bouw je automatisch een klantenbestand op. Handig voor:
- gepersonaliseerde adviezen (bijv. notities over kleurformules/allergieën),
- serviceberichten (nieuwe openingstijden),
- marketing (bijv. “het is 6 weken sinds je knipbehandeling, tijd om weer te boeken?”).
Zo houd je contact, zonder spreadsheets of losse briefjes en vooral werk vanuit jouw kant.
6) Veiligheid en privacy goed geregeld
Klantgegevens horen veilig te staan. Professionele salonsoftware draait op Europese servers met extra versleuteling en maakt back-ups. Dat is veiliger dan een eigen Excel of papieren kaartenbak.
Tip: Zet 2-stapsverificatie aan als het systeem dat biedt, zo voorkom je dat je systeem gehackt wordt en je klantgegevens dus niet op straat komen te liggen. Bij Da Vinci ben je verzekerd van een goed back-up systeem én 2-staps verificatie. De betrouwbare partij waar jij op kan rekenen.
7) Kassa & rapportage: sneller afrekenen, slimmer sturen
Zorg ervoor dat je online afsprakenboek gekoppeld is aan je kassa, dat zorgt ervoor dat je sneller kan afrekenen. Zoals bij de Da Vinci software reken je direct af vanuit de agenda, zo staat je klant, je behandeling en bijbehorende prijs al in je kassa. Paar klikken en klaar. Vanuit daar komen ook weer de statistieken naar voren, bijvoorbeeld: Wat is het gemiddelde omzet per bezoek, hoeveel klanten heb je per maand, welke medewerker verkoopt de meeste artikelen enzovoorts. Zo kan je sturen op feiten voor beter resultaat.
8) Eenvoud voor jou én je klant
De kracht zit in eenvoud tijdens een online boeking: klant kiest behandeling → stylist (of “geen voorkeur”) → datum/tijd → bevestigen. Jij ziet het direct terug in de agenda. De klant ontvangt direct een bevestiging van de afspraak om in zijn eigen agenda te kunnen zetten. Geen gedoe, wel duidelijkheid voor iedereen. Verder bepaal jij uiteraard zelf hoelang van tevoren een klant mag boeken en op welke dagen/tijden.
Tip: maak een korte prijs- en behandelingslijst die klanten herkennen (bijv. “Knippen dames kort/half-lang/lang”). Minder keuzestress = meer boekingen.
Zo stap je vandaag nog over (in 3 simpele stappen)
- Kies je pakket (bijv. start met afspraken + online boeken).
- Zet je behandelingen en tijden erin (gebruik de suggesties uit je oude agenda).
- Activeer online boeken op website, Instagram en Google Bedrijfsprofiel.
Werk je met Da Vinci? Dan krijg je een slimme online agenda met afsprakenboek, online boeken en alle handigheidjes uit dit artikel – gebouwd samen met salons.
Conclusie
Een online afsprakenboek maakt je salon efficiënter, rustiger en winstgevender: minder no-shows, strakkere planning en tevreden klanten. Klaar om je stoel voller te plannen met minder moeite? Vraag de gratis demovideo aan of start een proefaccount bij Da Vinci. Klik hier
