Een modern kapsalon kassasysteem bespaart tijd achter de balie en geeft je inzicht in omzet, voorraad en medewerkersprestaties. In dit artikel ontdek je welke functies onmisbaar zijn, hoe je ze inzet in je dagelijkse werken en waar je op let bij de keuze voor een kapper kassasysteem dat meegroeit met jouw salon.
Waarom een kassasysteem kapper onmisbaar is
Met een kassasysteem kapper koppel je afspraken, kassa en rapportages. Geen losse Excel-lijstjes meer, maar één bron van waarheid. Dat betekent minder fouten, sneller afrekenen, betere service én duidelijke cijfers om op te sturen. Bovendien verklein je de kans op kasverschillen en ben je sneller klaar met je administratie.
Wat moet er in een kapsalon kassa zitten?
Een goede kapsalon kassa bevat minimaal:
- Behandel en artikelbeheer met vaste prijzen, toeslagen en kortingen.
- Sneller afrekenen direct afrekenen vanuit je afsprakenboek, meerdere betaalopties (pin/iDEAL/contant).
- Afrekenknoppen voor behandelingen (knippen, kleur, highlights, verzorging).
- Klantkaarten met historie, notities en voorkeuren.
- Cadeaubonnen & strippenkaarten met saldo- en verloopbeheer.
- BTW-correct bonnen en dagafsluitingen voor je boekhouding.
Kies daarnaast voor een kappers kassa programma dat afspraken en kassa geïntegreerd aanbiedt. Zo telt elke uitgevoerde behandeling automatisch mee als omzet en bespaar je dubbel invoerwerk met je kappers kassa programma.
Must-have functies van een kapper kassasysteem
- Voorraadbeheer artikelen: zet minimumvoorraad op shampoos, conditioners en stylers; makkelijker bij het bestellen van producten.
- Extra behandelingen/ artikelen afrekenen: reken artikelen of extra behandelingen snel in de kassa bij af.
- Artikelverkoop verdeeld over medewerkers: Vraagt een klant specifiek zelf naar een product? Dan valt het onder : vraag van de klant; en moet deze omzet verdeeld worden onder de medewerkers.
- Uitgebreide behandelingen in onderdelen af te rekenen per medewerker: Zo wordt elke medewerker gezien voor de taak die hij/zij heeft gedaan bij de klant en dus wordt de omzet ook aan haar toebedeeld.
- Spaarsysteem: spaarpunten met daarbij horende kortingen om loyaliteit van klanten te verhogen
- Dag- en weekrapporten: omzet per bezoek, per behandeling en per medewerker
Deze functies maken van een kapper kassasysteem meer dan alleen een pinautomaat: het wordt de motor achter je salonprocessen.
Prijsstrategie: reken terug vanaf je uurdoel
Zo stel je rendabele prijzen vast:
- Bepaal je gewenste omzet per werkzaam uur (inclusief opslag voor kosten).
- Tel productverbruik en behandeltijd per dienst erbij.
- Rond af met marge voor kortingen/no-shows.
- Bekijk dit elke kwartaal of half jaar of de prijzen nog rendabel zijn in je kapsalon kassa.
Rapportages die ertoe doen
Stuur wekelijks op:
- Omzet per medewerker
- Behandelmix: knippen vs. kleur vs. verzorging.
- Artikel verkoop ratio: productverkoop t.o.v. totale omzet.
- Effectiviteit: betaalde vs aanwezige uren
- Gemiddeld omzet per bezoek en herhaalbezoek.
Een kassasysteem kapper dat deze KPI’s duidelijk visualiseert, helpt je sneller bijsturen en campagnes evalueren.
Integraties & hardware: wat heb je nodig?
- Afsprakenboek gekoppeld aan de kassa (afrekenen vanuit de agenda).
- Pin & betaalverwerking Kies een pinapparaat dat gekoppeld kan worden met bijvoorbeeld de Da Vinci software voor zo min mogelijk kasverschillen.
- Kassalade en eventueel een bonprinter voor een strakke dagafsluiting. Een bonprinter is optioneel, alle bonnen uit de Da Vinci software zijn ook te printen op een A4 printer of te e-mailen naar de klanten toe vanuit de software.
- Barcode-scanner voor artikelverkoop, barcode op het product scannen en de juiste gegevens staan al in de kassa.
- Boekhoudkoppeling (export of realtime) om je accountant blij te maken.
Een flexibel kappers kassasysteem ondersteunt meerdere salons, medewerkersrechten en werkt op tablet, pc en mobiel.
Privacy & zekerheid
Je verwerkt klantgegevens. Kies daarom een kapsalon kassasysteem met:
- Rollen en Rechten (welke login ziet wat en kan iets).
- Logging van kastransacties bij het annuleren van betalingen bijvoorbeeld
- Dataversleuteling en automatische back-ups.
- AVG-proof en opt-ins voor marketing.
Implementatie in 5 stappen
- Inrichten van de salonsoftware: diensten, duur, prijzen en natuurlijk artikelen.
- Medewerkers: Rol per hoofdlogin en werkuren instellen.
- Voorraad importeren: starttelling + minimumvoorraad.
- Betaalmethoden testen: pin/iDEAL, cadeaubon, split-betaling.
- Team trainen: afrekenflows, kasafsluiting en klantendossiers.
Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)
- Losse systemen gebruiken: agenda en kassa apart geeft dubbele invoer.
- Geen kasafsluiting doen: telverschillen sluipen erin; sluit dagelijks af.
- Verouderde prijslijst: indexeer elk halfjaar op basis van kosten en bezetting.
- Geen retailfocus: train het team om advies om te zetten in verkoop.
- Geen doelen per medewerker: maak omzet- en retailtargets zichtbaar in je kapper kassasysteem.
Waarom Da Vinci?
Met Da Vinci combineer je afspraken, kapper kassasysteem en rapportages in één platform. Medewerkers rekenen rechtstreeks vanuit de agenda af, voorraden blijven op peil en je ziet realtime wat er op de vloer gebeurt. Zo wordt de boekhouding eenvoudiger, groeit je retail en werkt iedereen volgens dezelfde flow. Probeer Da Vinci 30 dagen gratis en ervaar hoe een kassasysteem kapper je salon laat doorstromen.
Conclusie
Een doordacht kapper kassasyteem is de ruggengraat van je bedrijfsvoering. Kies functies die je processen versnellen, stuur op de juiste KPI’s en train je team. Met de juiste set-up wordt afrekenen sneller, rapporteren simpeler en groeit je marge, elke dag weer. Probeer het zelf anders eens 30 dagen via een proefaccount van Da Vinci, klik hier.
