Hoe houd je de administratie van je kapsalon georganiseerd?

De administratie van je kapsalon kan overzichtelijk en licht blijven, als je het slim inricht. Met de juiste routines en een modern POS-systeem zoals Da Vinci Salonsoftware voorkom je papierstapels, kasverschillen en zoekwerk. In dit how-to-artikel krijg je praktische tips om je salonadministratie strak te organiseren. Belangrijk is een makkelijk werkende kapper administratie.

Begin met een simpele structuur

1) Maak één centrale plek voor alles

Werk zoveel mogelijk digitaal en centraal. Facturen, dagstaten, klantkaarten, voorraad en rapportages horen in één systeem. Zo voorkom je dubbel invoeren. In Da Vinci zitten kassa, afspraken, klanten en artikelen bij elkaar; dat scheelt tijd en fouten.

2) Leg spelregels vast voor je team

Noteer wie wat doet: dagafsluiting, kascontrole, inkoop, prijsupdates. Geef medewerkers rollen en rechten in je software zodat alleen bevoegden instellingen wijzigen. Resultaat: schonere data en een sluitende kas.

3) Standaardiseer je diensten en tijden

Zet je dienstenbibliotheek strak neer (duur, prijs, kleurpakketten). Dit voorkomt gaten in de agenda, zorgt voor kloppende btw-berekening en maakt rapportages per behandeling vergelijkbaar.

Dagelijkse routines die werken

4) Dagafsluiting in 5 minuten

1. Tel de kas en controleer op verschillen.
2. Zijn er verschillen? Loop dit na met de afrekeningen per dag.
3. Overleg met je boekhouder hoe hij/zij het kasoverzicht per periode wilt hebben, per maand, kwartaal bijvoorbeeld.

5) Digitale bon en klantkaart

Zodra je afrekent in het systeem worden direct de behandeling en eventuele artikelverkoop opgeslagen bij die klant. Bouw je op die manier een goede klantenhistorie op. Verder kan je eenvoudig een digitale kassabon via e-mail sturen. Ook kan je eenvoudig een notitie maken per klant mocht je iets niet willen vergeten.

6) Plan communicatie, niet je geheugen

Gebruik automatische bevestigingen en herinneringen voor afspraken. Het verlaagt no-shows én maakt je administratie voorspelbaar: minder losse telefoontjes, minder ad-hoc veranderingen in je afsprakenboek.

Wekelijkse taken die je geld opleveren

7) Check drie dashboards

• Omzet per medewerker: zie wie aandacht nodig heeft of wie een compliment verdient.
• Gemiddelde omzet per bezoek: vergroot met bundels (behandeling + verzorgingsset).
• Verkochte artikelen: herbestel hardlopers, zet trage artikelen in een actie.

8) Houd je prijslijst bij

Plan elk kwartaal 30 minuten om prijzen en behandeltijden te actualiseren. Verandert een merk of inkoopprijs? Pas direct aan, zodat btw en marges blijven kloppen.

9) Werk met sjablonen

• Inkooporder-sjabloon of met voorraadbeheer in het Da Vinci systeem (leverancier, artikel, aantal, gewenste leverweek).
• Nieuwe-medewerker checklist (rechten, targets, kassatraining).
• Seizoensactie-template (dienst, artikelbundel, looptijd, prijs).

Maandelijks: administratie dichtzetten

10) BTW en boekhouder in één keer goed

• Draai de btw-rapportage en exporteer je kasoverzicht per periode.
• Controleer openstaande bedragen: klanten die op rekening hebben betaald.
• Archiveer in een vaste map (per maand/jaar), dit kan fysiek of op je computer.

Da Vinci maakt exports voor je boekhouder; dat scheelt doorspitten in Excel.

11) Opschonen & beveiligen

Kijk welke acties je niet meer voert in de salon en verwijder die kortingen uit je kassasysteem. Verwijder eventuele dubbele klanten die erin zijn geslopen in je klantendossiers (beter is om samen te voegen). Bekijk welke behandelingen niet meer uitgevoerd worden en ga hiermee met je personeel aan de slag of verwijder ze uit je prijslijst.

Voor de beveiliging zorgt Da Vinci voor jou, je hebt een eigen wachtwoord met 2-factor authenticatie. Het wachtwoord moet ook voldoen aan bepaalde eisen voordat hij opgeslagen kan worden. Dat helpt jou je data veilig te houden. Backups van je gegevens? Die voert Da Vinci ook voor je uit, automatisch en veilig.

Slimme salon-hacks voor minder gedoe

12) Werk met bloktijden

Zet vaste blokken (30/45/60 min) voor je behandelingen in je systeem. Zo plant je team sneller en kloppen je productiviteitscijfers. Combineer met “niet-boekbare” pauzes om verrassingen te voorkomen.

13) Laat het systeem voor je rekenen

Gebruik targets (gemiddelde omzet per bezoek, verkoop per gewerkt uur, effectiviteit) en bespreek elke week kort de voortgang. Kleine verbeteringen stapelen zich op: 5% hogere gemiddelde omzet per bezoek over een maand is vaak meer dan één extra werkdag omzet.

14) Automatiseer herhaalverkoop

Noteer productadvies op de klantkaart en stuur na 6–8 weken een vriendelijke herinnering. In Da Vinci kan dit automatisch. Minder losse lijstjes, meer terugkerende verkoop.

15) Maak betalen makkelijk

Bied pin, contactloos, Apple/Google Pay en (waar passend) vooraf online betalen. Minder wachttijd aan de balie, minder kasverschillen en een nettere dagafsluiting.

Voorbeeld: zo ziet een ideale week eruit

Ma–vr (dagelijks, 5 min): dagstaat draaien, kas tellen, openstaande acties noteren.
Wo (15 min): voorraad bijbestellen op basis van hardlopers.
Vr (20 min): teamcheck: targets doornemen, checken voor eventuele behandel- of productacties voor volgende week
Laatste werkdag van de maand (30–45 min): btw-rapport, cadeaubonnen-controle, prijsupdates.

Veelgemaakte fouten (en snelle fixes)

• Papier én digitaal door elkaar → Kies één systeem en migreer stap voor stap.
• Iedereen kan alles wijzigen → Zet rollen/rechten en log wijzigingen.
• Geen vaste behandeltijden → Definieer blokken en koppel aan diensten.
• Achteraf prijzen corrigeren → Werk met prijsvalidatie en autorisatie.
• Vergeten follow-ups → Automatiseer mails/sms en plan een wekelijks moment voor openstaande taken.

Conclusie: rust in je cijfers, focus op je stoel

Georganiseerde salonadministratie begint met één goed systeem, strakke routines en slimme automatisering. Met Da Vinci Salonsoftware koppel je afspraken, kassa, klanten en voorraad in één systeem. Dat levert minder fouten, minder stress en meer tijd aan de stoel op.
Probeer Da Vinci 30 dagen gratis en ervaar hoe veel makkelijker je administratie kan zijn.