Het online boeken uitgelegd van A tot Z

Online een broek shoppen, online een restaurant reserveren, online vliegtickets kopen. We doen het allemaal. En een online afspraak maken voor in jouw salon? Dat is natuurlijk ook een optie. Doe je dit nog niet omdat je nog heel veel vragen hebt? Dan moet jij zeker deze blog lezen. Daarin vertel ik je van A tot Z hoe het werkt voor jou in je salon én hoe het werkt voor je klant. En heb je dan nog vragen? Mijn collega’s staan voor je klaar om die te beantwoorden!

Maar eerst… wat is een online afsprakenboek nou?

Een online afsprakenboek is eigenlijk je papieren agenda, maar dan op de computer. Dus dan heb je een digitale agenda. En deze digitale agenda heb je dan ook altijd en overal bij de hand. Namelijk via je mobiel, tablet, laptop en computer. Hierin zet je net zoals in een papieren agenda de afspraken die je met klanten hebt gemaakt.

Wat zijn de voordelen ten opzicht van een papieren boek?

• Minder gekras van afspraken die wijzigen of verplaatsen of niet komen
• Een duidelijk en helder overzicht van je afspraken
• Optie tot het kiezen van je eigen kleuren per behandeling dus ook in 1 oogopslag te zien welke behandeling je straks hebt
• Je kan het afsprakenboek niet kwijtraken zoals dat wel kan met een papieren afsprakenboek
• Overal waar je bent toegang tot je afsprakenboek via mobiel, tablet, laptop en computer

Hoe werkt het voor jou als saloneigenaar?

Starten in de salon

Stap 1:
Als je net gaat starten met een online afsprakenboek in de salon helpt je softwareleverancier (wij van Da Vinci in ieder geval wel) om het afsprakenboek zo compleet mogelijk aan te leveren. Dus je behandelingen staan er dan in maar ook je klantgegevens.

Stap 2:
Eventueel samen met je medewerkers boek je dan de toekomstige afspraken vast in in de online agenda. Je kan dan het makkelijkste beginnen met de afspraken die nog het meest in de toekomst staan en zo boek je terug naar de datum van vandaag. Worden er nieuwe afspraken voor in de toekomst gepland? Dan plan je die direct in de online agenda in. Totdat je uiteindelijk aankomt bij de dag van vandaag. En zo heb je alle afspraken netjes overgeboekt.

Stap 3:
Jij en je eventuele medewerkers kunnen dan een tijdje wennen aan het online afsprakenboek voor in de salon.

Starten met het online boeken voor je klant

Stap 1

Je bepaalt eerst welke standaardbehandelingen je online wilt gaan zetten voor je klanten. Meestal wordt dit gedaan met de knipbehandeling en de standaard schoonheidsbehandeling.

Stap 2

Je krijgt een websitelink van ons systeem die je op je eigen website kunt zetten, maar ook op bijvoorbeeld je social media, een nieuwsbrief die je stuurt of waar je de link dan ook wilt delen.

Stap 3

Je vertelt je klanten via een nieuwsbrief, social media en in de salon dat ze vanaf nu ook via jouw website online hun afspraak in kunnen boeken. Boekt je klant een afspraak in? Dan komt deze afspraak direct terecht in jouw online agenda. De klant ziet dan alleen beschikbare tijden in je agenda en niet je hele agenda. Bekijk onderstaand filmpje om te zien wat jij ziet en wat je klant ziet.

En dan hoe het voor je klant werkt

Het maken van een afspraak

Je klant gaat naar jouw website toe en kan op een linkje klikken om online een afspraak te maken. Je klant komt op een website terecht waar hij eerst een behandeling kiest, een voorkeur voor een specialist of geen voorkeur en dan een dag en tijd. De klant kan enkel kiezen uit beschikbare tijden in jouw agenda. Zo kan je klant rustig kijken wat hem het beste uitkomt. Daarna vult de klant een aantal NAW gegevens in zodat jij als saloneigenaar weet wie er op welk tijdstip in jouw salon komt voor welke behandeling.

Nadat de klant de afspraak heeft gemaakt krijgt hij/zij een e-mail en/of SMS ter bevestiging van de afspraak. Je kan er als saloneigenaar zelfs nog voor kiezen om een herinneringbericht te sturen naar de klant via e-mail of SMS. Zo weet je zeker dat je klant op komt dagen in jouw salon.

Extra opties die jij je klant aan kan bieden:

• Laat de klant vooraf online een (verplichte) aanbetaling doen
• Laat de klant vooraf volledig (verplicht) online betalen
• Laat de klant in de salon betalen na de behandeling

Een eigen account van de klant

Je klant kan er ook voor kiezen een account aan te maken voor het online boeken. De voordelen die je klant dan heeft zijn:

• Sneller een afspraak maken doordat de klant niet alle gegevens steeds opnieuw in hoeft te vullen
• De toekomstige en historische online gemaakte afspraken inzien in het afsprakenboek
• De online gemaakte afspraak online kunnen wijzigen als het toch niet uitkomt
  • jij als saloneigenaar kan er dan voor kiezen of dit kan en zo ja, hoeveel uur van tevoren dat mag. Bijvoorbeeld er mag maximaal 24 uur van tevoren online een afspraak gewijzigd worden.

En wat kan je als saloneigenaar nog meer?

Om het online boeken zo efficiënt mogelijk te laten verlopen kan jij allerlei instellingen doen. Denk dan aan:

• Extra tijd voor een nieuwe klant.
• Aangeven per medewerker of zij alle behandelingen mogen uitvoeren of niet, zodat er niet online geboekt wordt bij bijvoorbeeld een stagiair.
• Op welke dagen en tijden er online geboekt mag worden. Bijvoorbeeld: je wil alleen de dinsdag en woensdag online boekbaar zijn en de rest niet, dan kan je dat aangeven. Je kan zelfs tijden aangeven waarop er wel of niet online geboekt mag worden. En dit kan je zelfs ook nog per medewerker aangeven. Stel, je werkt een deel zonder afspraak en een deel met, dan kan je dit dus ook zo instellen.
• Om de hoeveel tijd er online geboekt kan worden. Als je kiest voor bijvoorbeeld 30 minuten dan laat het online boeken enkel 9:00, 9:30 etc zien. En dus ook aansluitend na een afspraak. Stel je hebt afspraak die om 12:15 eindigt, dan laat het online boeken deze tijden zien: 12:15, 12:45 etc.

En ben je Da Vinci-klant en ga je werken met het online afsprakenboek? Dan helpen wij je van A tot Z met het starten en instellen hiervan :-).

Kleine samenvatting

Hieronder nog een kleine samenvatting hoe het dus voor jou als saloneigenaar en voor je klant werkt

 Hoe werkt het voor jou als saloneigenaar?

1. Start met een online afsprakenboek in de salon.
2. zet de instellingen van het afsprakenboek goed.
3. Begin met een standaard behandeling online boeken aan te zetten.
4. Je krijgt een online boekingslink die zet je op je website/ facebook of waar dan ook neer.
5. Boeken klanten via die link een afspraak? Die afspraak komt dan direct in jouw agenda te staan.
   1. Het synchroniseert dus 1 op 1
6. Verfijn de instellingen voor het online boeken.
7. Ga steeds meer behandelingen online zetten zodat je minder telefoon binnenkrijgt.

Hoe werkt het voor je klant?

Je klant

1. gaat naar je website
2. klikt op de knop online boeken
3. kiest zelf een datum en tijd (eventueel voorkeur voor een medewerker) en kiest de behandeling
4. vult een aantal basisgegevens in (mogelijkheid tot het aanmaken van een account)
5. kiest ervoor om online te betalen of in de salon (als jij als saloneigenaar dit aanzet)
6. bevestigt de afspraak
7. krijgt een mail en/of SMS ter bevestiging van de afspraak
8. krijgt 1 dag of 4 uur voordat de afspraak plaatsvindt een herinnering via e-mail en/of SMS
9. Maakt eventueel een account aan met de volgende voordelen:
   1. overzicht van alle online geboekte behandelingen
   2. kan zelf zijn afspraak wijzigen mocht het tijdstip toch niet uitkomen (jij als salon kiest er dan bijvoorbeeld voor dat er maximaal 24 uur van tevoren gewijzigd mag worden)