Zo doe je dat: controle houden over het online boeken

Mijn klanten online laten boeken? Echt niet! Dan verlies ik compleet de controle over mijn eigen afsprakenboek!

Dat zijn beroemde uitspraken van salons die nog nooit met een online boekingssysteem hebben gewerkt voor hun salon. En dat is natuurlijk heel begrijpelijk. Wat je niet kent roept veel vraagtekens op. En wij laten je graag zien hoe jij de controle blijft houden als ook je klanten online afspraken bij je boeken.

Eerst even kort wat een klant ziet als hij/zij bij jou online een afspraak wil boeken:

Je klant doorloopt een kort stappenplan:

1. Je klant kiest een behandeling
2. Je klant kiest eventueel een favoriete medewerker
3. Je klant kiest een datum en tijd (hier worden alleen de tijden weergegeven die jij openstelt als die nog beschikbaar zijn
4. Je klant vult een aantal gegevens in
5. De afspraak staat bij jou in de agenda
6. Extra: je klant ontvangt een bevestiging en eventueel voor de afspraak ook een herinneringsbericht van de gemaakte afspraak

Jij houdt de controle:

• Bepaal zelf welke dagen je open zet voor klanten
• Bepaal zelf welke tijden je open zet voor klanten
• Bepaal zelf welke behandelingen je boekbaar zet voor klanten
• Bepaal per medewerker per dag/uur of ze online boekbaar mogen zijn ja of nee
• Bepaal de volgorde van het tonen van de behandelingen online

Bepaal zelf de dagen
Je kan zelf bepalen of er dagen zijn dat je juist wel online boekbaar wilt zijn of juist niet.

Bijvoorbeeld: De dinsdag, woensdag en donderdag zijn de meest rustige dagen in je salon. Zet het online boeken voor je klanten juist op deze dagen open. Klanten zullen dan eerder geneigd zijn ook op deze dagen naar je salon toe te komen. Zo kan je de drukte dus meer verspreiden. En kan je de vrijdag en zaterdag alsnog zelf blijven inplannen.

Bepaal zelf de tijden
Je kan natuurlijk ook per dag bepalen welke tijden er online afspraken gemaakt mogen worden. Stel je wilt de middag altijd zelf in kunnen plannen, want als er niks op staat je eerder naar huis kan. Dan zet je het online boeken dus open voor alle ochtenden van de week, en de middagen plan je dan zelf in.

Bepaal zelf welke behandelingen
Al je behandelingen gelijk boekbaar voor je klanten? Nee natuurlijk niet, bepaal zelf met welke behandelingen je wilt beginnen. Kies bijvoorbeeld eerst de meest simpele behandeling, bijvoorbeeld knippen of een gezichtsbehandeling. Bevalt het? Dan kan je steeds meer behandelingen online gaan zetten.

Bepaal per medewerker per dag/ uur
Het bepalen van de online boektijden kan je ook doen per medewerker. Stel je hebt Marie in dienst en die werkt de dinsdag en vrijdag. Op dinsdag wil je haar de hele dag online boekbaar zetten. En de vrijdag alleen de ochtend. Dit kan! Hierdoor kan je bijvoorbeeld jouzelf als eigenaar minder online boekbaar zetten (omdat je het snelste vol staat) en de medewerkers die de minste bezetting hebben het meeste online boekbaar zetten. Dan staan ook zij sneller vol en hou jij meer tijd over voor de echte vaste klanten.

Bepaal zelf welke volgorde van de behandelingen online
Heb je meerdere behandelingen online staan? Dan kan je ook zelf bepalen op welke volgorde deze moeten staan. Hier kan je vervolgens ook mee ‘spelen’. Voorbeeld: Heb je de meest gekozen behandelingen bovenaan de lijst staan? Kies er dan eens voor om een iets duurdere (maar zelfde soort) behandeling bovenaan te zetten. Klanten zijn geneigd om vaak de bovenste behandeling te kiezen. Dus zou je sneller meer omzet mee kunnen maken.

Voorbeeld voor kapsalon: Heb je nu Knippen bovenaan staan? Zet dan eens Wassen Knippen bovenaan.
Voorbeeld voor schoonheidssalon: Heb je nu wenkbrauwen epileren bovenaan staan? Zet dan eens wenkbrauwen epileren + verven bovenaan.

Slimmer plannen door online afspraken

Nadat je alle basis instellingen goed hebt gezet voor jouw salon kan je ook nog kiezen voor slimme instellingen. Zo wordt er slimmer gepland in je salon als er online boekingen worden gedaan, dan dat je alles zelf zou doen (en eventuele medewerkers).

Wie mag welke behandeling uitvoeren?

Heb je een salon met verschillende medewerkers of disciplines? Dan doe je er goed aan om per behandeling in te stellen welke medewerker dit mag uitvoeren. Voorbeeld:

• Klant kiest bij het online boeken voor een manicure en kan daarbij alleen de nagelstylist kiezen, en dus niet je haarstylist.
• Klant kiest bij het online boeken geen favoriete specialist en kiest een gezichtsbehandeling, deze afspraak wordt dan alleen geplaatst bij de schoonheidsspecialist.

Wel of geen favoriet?

Sommige klanten zullen altijd een favorietje hebben in je salon, anderen maakt het niets uit. Per behandeling (zelfs per onderdeel) van elke behandeling kan jij bepalen of de klant daar een favoriet voor mag kiezen of niet. Voorbeeld:

• Behandeling Kleuren Knippen bestaat uit 4 onderdelen: Kleur opbrengen, wassen, knippen en drogen. Wil je dat alleen je klant een voorkeur mag kiezen voor knippen? Dan stel je dit zo in. De andere drie onderdelen kunnen dan geplaatst worden bij de medewerker die op dat moment tijd heeft. Zo zegt je online boekingssysteem ook sneller JA tegen je klant én plan je dus efficiënter.

Yes, een nieuwe klant!

Oeps… dit is een nieuwe klant maar ik heb zo weinig tijd tot mijn volgende klant komt! Wil je graag een intake doen met je nieuwe klant voordat je met een behandeling begint? Wij helpen je hierbij. Stel 1 keer in dat nieuwe klanten automatisch extra tijd nodig hebben en de behandeling wordt in plaats van bijvoorbeeld 30 minuten, op 35 minuten gepland. Je kan zelf de extra tijd instellen voor een nieuwe klant.

Daar past nog net een….

Belt een klant naar je salon of hij/zij vandaag nog terecht kan? Alleen heb je nog een iets te klein plekje over voor de behandeling die hij/zij wil? Dan zeg jij natuurlijk JA, want je weet dat je heus nog wel iets tijd overhoudt. Bij de ene klant ben je iets langer bezig en bij de andere klant wat sneller klaar. Je kan er dan voor kiezen om bij behandelingen zelf een minimum boektijd toe te voegen. Voorbeeld:

• Normaal duurt knippen dame 30 minuten. Jij stelt in je Da Vinci systeem in dat deze behandeling ook geboekt mag worden als er nog 25 minuten over is.  Mevrouw Jansen kijkt online en heeft als enige mogelijkheid vandaag nog om 15:00. In jouw afsprakenboek wordt de behandeling dan geboekt op 25 minuten in plaats van 30 minuten.

Een gatenkaas in je afsprakenboek?

Overal afspraken in je agenda met net die loze 5 minuutjes of zelfs die loze 10 minuutjes. Zo jammer! Klopt, dat vinden wij ook. Stel 1 keer in in je systeem om de hoeveel minuten een tijd aangeboden kan worden aan je klant en voorkom die gekke gatenkaas. Voorbeeld:

Je klant ziet dus niet dit:

Maar dit:

Schoonmaaktijd na elke behandeling

Nadat je klant is geweest moet je je behandelruimte schoonmaken voor de volgende. Wel fijn als er dan niet direct na je vorige afspraak een nieuwe afspraak kan worden geboekt toch? Precies.. dat noemen wij de ‘afwerktijd’. Stel 1 keer in hoeveel tijd er na elke behandeling vrijgelaten moet worden en klaar.

Je klanten op de hoogte stellen

Je bent gesloten ivm de vakantieperiode, , hebt een leuke marketingactie of je wilt aangeven dat klanten alleen mogen komen als ze klachtenvrij zijn? Waar kan het beter dan in je boekingstool? Je klant maakt een afspraak en daar komt gelijk de pop-up naar boven met jouw nieuwtje. Handig!