Geen vergeten afspraak meer in je salon

Een vergeten afspraak, van de vervelendste dingen wat kan gebeuren in je salon. Het kan zelfs zijn dat je het hartstikke druk hebt, je een plekje hebt gereserveerd voor iemand en dan komt hij/zij niet opdagen! Je had dan in die tijd ook iemand anders kunnen helpen. Super vervelend! Maar er zijn oplossingen voor. 🙂 Je kan bijvoorbeeld een Herinnering Bericht sturen of iets anders doen …

Hoe vaak vergeet een klant een afspraak?

Natuurlijk is dit bij iedere salon verschillend. De ene salon heeft er maar een paar keer per maand mee te maken, de andere salon verschillende keren per maand. We horen zelfs van salons die bijvoorbeeld dicht bij het strand zitten, het wordt mooi weer en dan… kunnen ze je bijna op een briefje geven hoeveel klanten hun afspraak ‘vergeten’. Niet fijn en niet fijn voor je omzet. Als ik kijk naar onze eigen salon gebeurde het voorheen ongeveer 3 keer per maand. Het is echt niet altijd de bedoeling van de klant maar… tja het gebeurt.

Wat kost het dat een klant een afspraak vergeet?

Ik neem even een paar gemiddeldes zodat je kan bekijken wat het kost als een klant een afspraak vergeet. Er vanuit gaande dat je anders op datzelfde moment een andere klant hand kunnen helpen. Stel:

• Levert je gemiddeld € 25 euro
• 3 klanten per maand
• Is € 75 per maand wat je mist
• Is € 900 op jaarbasis!

Dat is best een heel bedrag. Je kan natuurlijk voor jezelf deze oefening doen door de juiste bedragen in te vullen.

Wat kan je eraan doen zodat je klant nooit zijn afspraak vergeet?

Dit is het meest belangrijke onderdeel: wat kan jij eraan doen zodat je klant zijn afspraak niet vergeet? Want bedenk: het is vaak echt niet de intentie van de klant om zijn of haar afspraak te vergeten. Het gebeurt gewoon. En natuurlijk gebeurt het bij de een wat vaker dan de ander. Maar he… we zijn allemaal mensen. Maar natuurlijk zijn er oplossingen.

1. Van te leg je duidelijk uit onder welke voorwaarden je deze afspraak maakt
   1. Is er een afspraak gemaakt? Zet dan in de bevestiging die ze per Mail of SMS krijgen duidelijk wat er gebeurt als ze hun afspraak vergeten. Bijvoorbeeld dat ze 24 uur van te voren mogen verzetten, anders wordt het bedrag in rekening gebracht. Of je daarna echt het bedrag in rekening brengt is aan jou. Maar mogelijk door ze deze ‘motivatie’ te geven vergeet je klant hun afspraak al minder snel.
2. Je kant je klant vooruit laten betalen
   1. Bijvoorbeeld op het moment dat ze een afspraak bij je hebben gemaakt stuur je ze een betaalverzoek. Binnenkort wordt het ook een mogelijkheid via ons online boekingssyteem om vooruit te betalen. Dus het moment dat je klant een afspraak maakt kunnen ze dan meteen betalen.
3. Stuur je klant een Herinnering Bericht
   1. Als je jouw klant wil motiveren nooit meer een afspraak te vergeten doe het dan op de positieve manier, herinner ze aan de afspraak! Het is echt niet altijd de bedoeling een afspraak te vergeten, ga uit van het goede van de mensen. Door deze herinnering te sturen hebben ze nog steeds een positief gevoel over je salon en komen ze graag bij je. En jij hebt geen lege stoel 🙂 By the way, werk je met ons programma SMARTsalon kan je dit bericht gewoon automatisch sturen naar je klant, je hoeft zelf nergens aan te denken.
4. Bel je klant
   1. Er zijn altijd een aantal klanten die hun afspraak vergeten. Vaak dezelfde. 😉 Deze klanten kan je ook gewoon even bellen zodat ze hun afspraak bij jou in de salon niet vergeten.

Mijn favoriet: Stuur een Herinnering Bericht 

Mijn keuze zou toch wel zijn een Herinnering Bericht te sturen naar onze klanten. Op deze manier hou je een positief gevoel over bij je klant. Kies je voor optie 1, door een klant te laten betalen als ze niet opkomen dagen zit er hoe dan ook iets negatiefs aan. Van een tandarts wordt het misschien geaccepteerd maar van een salon eigenlijk niet. Je blijft een commercieel bedrijf, mensen gaan er over praten als je geld vraagt als ze niet op komen dagen. Je kan dus beter kiezen voor een positieve inslag en die Herinnering sturen.

Hoe werkt een Herinnering bericht?

Werk je nog niet met SalonSoftware in je salon? Dan kan je er natuurlijk voor kiezen net die paar klanten die altijd hun afspraak vergeten zelf handmatig een bericht te sturen of even te bellen. Maar werk je met onze SalonSoftware? Dan kan je het automatisch regelen. Veel makkelijker. 🙂 Zo werkt dat:

1. 
   
   1. Zorg dat je mobiele telefoonnummers en e-mailadressen hebt van klanten.
      1. Heeft een klant online geboekt? Dan gebeurt heb je deze gegevens al.
      2. Anders, vraag erna als je met de klant afrekent of als ze bij je in de stoel zitten.
   2. Stel eenmalig in dat je een Herinnering Bericht wil sturen. Hoe je dat precies doet kan je hier vinden: https://www.graaghelpen.nl/marketinginstellingen En in dit filmpje zien:

1. Stel een tekst in die al je klanten krijgen, Bijvoorbeeld:
   1. Hoi Jan, Even een herinnering. Morgen om 14:00 heb je een afspraak bij ons in de salon. Tot dan! Groeten van Team Da Vinci Salon – www.dvi.nl 0575 55 27 00
2. Wil je dat een klant geen Herinnering ontvangt? Dan kan je dat ook instellen. Als je inlogt in het programma, gaat naar Daggebruik > Klanten > Kies de klant waar het omgaat en vink dan hier uit welke berichten hij wel of niet mag ontvangen.

Bekijk in dit filmpje hoe het Herinnering Bericht werkt:

Aan de slag!

Heb jij last van klanten die hun afspraak vergeten? Dan is het nu tijd om er iets aan te gaan doen. Je kan vandaag nog een lijst maken van de klanten die hun afspraak altijd vergeten en zorgen dat ze een bericht krijgen bijvoorbeeld. Of… neem eens een kijkje naar onze SalonSoftware zodat het gewoon lekker automatisch voor je word gedaan. 🙂

Meer weten? Vraag dan eens vrijblijvend informatie aan van onze salon software.