Registratieplicht voor je salon in 5 stappen

De coronaregels voor je salon, waar moet je eigenlijk aan voldoen? De laatste persconferentie is duidelijk geworden dat ook contactberoepen, dus alle salons, ook aan de registratieplicht moeten voldoen. We zetten graag voor je uiteen waar je aan moet denken en hoe je dit kan oplossen.

1. Vertel je klanten dat je vanaf nu aan registratieplicht gaat voldoen
2. Vertel aan je medewerkers als je die hebt hoe jullie aan de registratieplicht gaan voldoen
3. Je hebt contactgegevens nodig van je klanten
4. Bepaal nu hoe je de juiste gegevens van je klanten kunt verzamelen.
5. Lijst van je klanten voor de GGD

Stap 1: Vertel je klanten over de registratieplicht

Je klanten zullen de persconferentie ongetwijfeld ook gezien hebben of nieuwsberichten gezien hebben. Registeren bij salons is ook nodig vanaf nu. Toch is het handig voor je klant als jij hen ook op de hoogte stelt dat je hen gaat vragen om hun contactgegevens. Doe dit via;

1. Een nieuwsbrief vanuit je software naar al je klanten (Da Vinci SalonSoftware heeft dit voor je)
   
2. Een pop-up bij het online boeken zodat je klant op de hoogte is over jouw corona-protocol
   
3. Een post op je social media kanalen
   
4. Een bericht op je website

Stap 2: Vertel je medewerkers

Laat zien aan je medewerkers hoe jullie aan de registratieverplichting voldoen. Of hoe jullie dat vanaf nu gaan doen. Bijvoorbeeld door te werken met een digitaal afsprakenboek.

Stap 3: Deze gegevens heb je nodig

Als er een brononderzoek uitgevoerd moet worden, zou het kunnen zijn dat jouw salon ook gevraagd wordt om een lijst van klanten die bij je zijn geweest op een bepaalde dag. Deze gegevens heb je van je klanten nodig:

1. Tijdstip van de afspraak
2. Datum van de afspraak
3. Naam van de klant
4. Telefoonnummer en eventueel extra een email van de klant

Stap 4: Zo verzamel je de gegevens

1. Ga werken met een digitaal afsprakenboek
2. Laat je klanten online afspraken inboeken
3. Bij de kassa vraag je ontbrekende gegevens van de klant

Ga werken met een digitaal afsprakenboek

Zodra je werkt met een digitaal afsprakenboek heb je een snel en duidelijk overzicht per dag welke klant bij jou in de salon is geweest. Wat zijn nog meer de voordelen?

• Je weet direct welke medewerker die klant heeft geholpen
• je hebt de klant bij de dag met de contactgegevens gelijk gematcht
• Geen administratieve rompslomp
• Je weet precies welke klanten mogelijk met elkaar in contact kunnen zijn geweest
• Volledig corona-proof
• Hiermee voldoe je ook aan de AVG

Laat je klanten online afspraken inboeken

Nog makkelijker is om je klanten zelf online afspraken bij je te laten inboeken.

• Je klant boekt zelf een afspraak in en vult zijn contactgegevens in
• Je hebt altijd de up-to-date gegevens van die klant in je systeem staan
• Is je klant zelf verkouden en kan hij niet komen? Dan kan hij ook zelf zijn afspraak weer wijzigen.
  • Dus ook weer minder rompslomp voor jou en meer tijd voor de klant in de stoel

Vraag ontbrekende gegevens aan klanten

Sta je bij de kassa af te rekenen met je klant? Vraag dan de juiste gegevens. Je kan direct zien of er nog gegevens missen door de klant te bekijken. Nog makkelijker: in het Da Vinci afsprakenboek zie je bij de afspraak de ‘i’ rood gekleurt. Zo weet je direct dat je om contactgegevens moet vragen.

Stap 5: Lijst van je klanten

Stel… je krijgt toch een keertje een telefoon van de GGD, dat ze een klant van jou positief getest hebben. En ze willen graag brononderzoek doen en een lijst hebben van de dag waarop die klant bij jou in de salon is geweest. Geen nood! Je hebt het zo 🙂

1. Ga naar je klantenbeheer
2. Zoek de klant op
3. bekijk op welke dag die in je salon is geweest
4. Draai dan nu de klantenexport in excel uit
5. Selecteer de datum waarop die klant in de salon is geweest
6. Stuur deze excel naar de GGD en jij bent klaar!

Hulp nodig?

Heb je hulp nodig bij de digitale registratieplicht voor jouw salon? Check deze site voor meer informatie.