Boekhouding nagelstyliste: zo houd je grip op je cijfers

Als nagelstylist(e) wil je vooral mooie sets zetten, niet verdwalen in bonnen en btw. Met de juiste aanpak wordt boekhouding nagelstyliste overzichtelijk en kost het je minder tijd. In dit artikel leer je hoe je de administratie bijhouden nagelsalon slim organiseert, welke cijfers ertoe doen en hoe software je werk lichter maakt.

Waarom een strakke salonadministratie loont

Een up-to-date administratie geeft rust, voorkomt boetes en laat zien waar je winst zit. Je kunt sturen op bezetting, gemiddelde besteding en voorraad. Bovendien ben je sneller klaar met je btw-aangifte en inkomstenbelasting. Met een paar gewoontes bouw je een systeem dat werkt, ook op drukke dagen.

De basis: wat hoort in je boekhouding?

• Omzetregistratie: diensten (manicure, biab, nail-art), productverkoop, cadeaubonnen (kruisposten).
• Bonnetjes & inkoopfacturen: gels, tips, freesbits, handschoenen, saloninrichting.
• Kas & pin: kloppend kassaldo, en kloppend kasoverzicht per periode met overzicht van je pinbetalingen
• Uren & afspraken: Overzicht van je gewerkte uren, overzicht van de afspraken die zijn geweest
• Relatie- en klantgegevens: met toestemming en volgens privacyregels vastleggen.
• Belastingen: btw-aangifte en (voor zzp) inkomstenbelasting

Tip: werk met een digitaal salonsoftware systeem zoals dat van Da Vinci. Hierin zie je afspraken, je kassa en cijfers bij elkaar in 1 systeem. Handig bij het administratie bijhouden nagelsalon.

In 5 stappen je administratie op orde

1) Orden je betaalstromen

• Gebruik één zakelijke rekening.
• Laat iDEAL/pin en contant apart terugkomen in je kassaoverzicht.
• Koppel je afspraken aan je kassa, zodat elke behandeling snel meetelt in je omzet bij het afrekenen.

2) Leg elke kostenpost meteen vast

Maak een vaste routine: schrijf elke einde van de dag of week direct in Da Vinci bij inkoopfacturen welke kosten je hebt gemaakt en tegen welk btw tarief. Bewaar ook je leverancierscontracten zodat je kosten door het jaar heen inzichtelijk blijven.

3) Werk wekelijks je cijfers bij

Plan 30 minuten “cijfertijd” in. Check:

• Omzet per dienst (biab, gelnagels, nail-art).
• Gemiddelde besteding per klant.
• Je effectiviteit: verhouding geboekte versus beschikbare uren > hoeveel van je tijd dat je er was heb je betaald gekregen?
• Productverkoop per behandeling: verkoop je basecoat of olie mee?

4) Bewaak je voorraad

Zet minimum- en bestelniveaus voor gels, tips en hygiëne-materialen. Noteer verbruik per behandeling. Zo koop je slimmer in en voorkom je nee-verkoop.

5) Maak btw en aangifte voorspelbaar

Reserveer wekelijks een percentage van je omzet op een spaarrekening “btw/belasting”. Daardoor zijn kwartaal- en jaaraangiftes geen verrassing. Twijfel je over btw-tarief voor specifieke diensten of producten? Check de Belastingdienst of vraag je boekhouder.

Cijfers die elke nagelstudio zou moeten volgen

• Omzet per bezoek: hoeveel omzet maak je per klant?
• Artikelverkoop: Hoeveel artikelen verkoop je per maand en welke zijn dit (hardlopers/zachtlopers?)
• Aantal bezoeken liefst ook nog per maand: zie je hier een verschuiving in of elk jaar hetzelfde patroon? 
• Herhaalbezoeken: Nagelsets moete natuurlijk bijgewerkt worden, hoeveel klanten boeken direct een nieuwe afspraak als je bij jou uit de salon lopen? Je zou hier op kunnen sturen als dit te weinig is.
• Totale omzet: Hoe verloopt je totale omzet, ook tov je vast lasten

Met deze KPI’s zie je snel of prijs, planning of marketing aandacht vraagt.

Slim prijzen: reken terug vanaf je uurloon

1. Bepaal gewenst netto uurloon.
2. Tel daarbij je opslag voor vaste kosten (huur, energie, verzekeringen, software) en materiaal.
3. Deel door je effectieve behandelingsuren (na pauzes, administratie en schoonmaak).
4. Rond af inclusief marge en verwerk extra tijd voor nail-art.

Voorbeeld: wil je €28 netto per uur overhouden en heb je €17 aan kosten per uur, dan moet je met marge richting €50–€55 omzet per uur. Een behandeling van 75 minuten moet dus ~€65–€70 opleveren.

Digitale tools die werk uit handen nemen

• Afspraken + kassa in één: voorkomt typen en telfouten; elke behandeling wordt direct omzet.
• Automatische bevestigingen & herinneringen: minder no-shows.
• Rapportages: omzet per behandeling, medewerker of periode.
• Voorraadmodule: Makkelijk bijhouden van voorraad en snel opnieuw bestellen.

Met Da Vinci SalonSoftware combineer je afspraken, kassa en rapportages. Daardoor wordt boekhouding voor nagelstudio stukken eenvoudiger en is administratie bijhouden nagelstudio geen avondwerk meer.

Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)

• Contant geld niet tellen: maak dagelijks een kasopmaak mocht je veel met contanten werken, zo zie je sneller kasverschillen.
• Privé en zakelijk door elkaar: betaal privé uit je ondernemersrekening via een aparte “privé-opname”.
• Geen prijsindexatie: check elk halfjaar je tarieven versus kosten en bezetting.
• Geen reservering voor belasting: automatiseer een periodieke overboeking.

Werk je met personeel? Zo houd je overzicht

• Bepaal welke medewerker welke behandelingen uit mag voeren, en stel dit in bij de behandelbeheer in je softwaresysteem.
• Vergelijk effecitiviteit, omzet per bezoek en artikelverkoop per medewerker
• Gebruik eventueel targets om ze gemotiveerd te houden: lukt deze week 5 extra artikelverkopen te doen? Dan krijgen ze bijvoorbeeld een beloning in de vorm van een cadeautje.
• Leg werkafspraken vast: kassasluiting, voorraad-tellingen, hygiëneroutine.

Checklist: klaar voor je kwartaal?

• Kassarapporten compleet?
• Alle inkoopfacturen genoteerd mocht je zelf je btw-aangifte doen vanuit het Da Vinci programma?
• Voorraad geteld?
• Btw-reservering op je spaarrekening?
• Rapportage verstuurd naar je boekhouder?

Conclusie: minder administratie, meer mooie nails

Met een strak proces, vaste “cijfertijd” en slimme software is administratie bijhouden nagelsalon zo gedaan. Je voorkomt fouten, ziet sneller kansen en houdt tijd over voor je klanten. Nieuwsgierig hoe dit in jouw studio werkt? Probeer Da Vinci SalonSoftware 30 dagen gratis en ervaar het verschil.